Срок хранения документов ОСС
Тема: Работа с собственниками
Источник фото: https://www.pexels.com/
Реальная ситуация из жизни – управляющая организация обслуживала МКД на основании протоколов ОСС от 2008г. В 2013 году дома ушли в другую управляющую организацию. В 2019 году старая управляющая организация спохватилась, что у жителей имеется задолженность по оплате ЖКУ за период с 2008г. по 2013г. и стала выставлять должникам претензии и квитанции с долгом. Пришла прокуратура и затребовала представить документы, подтверждающие обоснованность выставления задолженности населению, в том числе, протоколы ОСС от 2008г. В связи с чем, управляющая организация задалась вопросом: сколько должны храниться документы ОСС?
Вы спрашивали – мы отвечаем.
Действующая редакция Жилищного кодекса РФ возлагает на управляющую организацию/ТСЖ/ЖСК обязанность направлять подлинники решений и протокола общего собрания собственников помещений (далее - ОСС) в орган государственного жилищного надзора для хранения в течение трех лет. Предыдущие редакции ЖК РФ не содержали норм, регламентирующих сроки хранения решений и протокола ОСС.
Часть 4 статьи 46 ЖК РФ указывает на необходимость хранить копии протоколов ОСС и решений в месте или по адресу, определенным в решении данного собрания. При этом согласно указанной норме в ранее действующей редакции, оригиналы протоколов и решений ОСС подлежали хранению в месте, определенном решением ОСС.
Вместе с тем, как следует из п. 27 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.08.2006 № 491, ответственные лица обязаны в установленном законодательством Российской Федерации порядке принимать, хранить и передавать техническую документацию на многоквартирный дом и иные связанные с управлением таким многоквартирным домом документы, вносить в них необходимые изменения, связанные с управлением общим имуществом.
Пунктом 26 Правил 491 в состав иных документов, связанных с управлением многоквартирным домом, включаются оригиналы решений и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирном доме.
Фактически утратившее силу Постановление Правительства РФ от 23.09.2010 № 731 пунктом 6 возлагало обязанность размещать информацию о проведенных ОСС, результатах (решениях) таких собраний на Реформе ЖКХ и обеспечить ее доступность в течение 5 лет.
Деятельность по хранению различных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ч. 1 ст. 17 которого организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями типовых архивных документов, предусмотренными настоящим Федеральным законом.
До 17.02.2020г. действовал Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее - Перечень).
Исходя из раздела 10.2. Перечня (графа 812) для документов (заявлений, протоколов собраний, справок, журналов регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний установлен срок хранения 5 лет после выбора управляющей организации, при этом часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.
Кроме этого, согласно п.77 Приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации. Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания, в случае изменения имущественного положения должника.
На основании вышеизложенного, можно сделать вывод, что в рассматриваемой ситуации срок хранения управляющей организацией документов общего собрания должен был быть не менее пяти лет, но только в том случае, если собственниками на общем собрании не принималось решение об определении иного срока хранения.
Но, как показывает практика, целесообразно хранить имеющиеся оригиналы и копии протоколов общих собраний и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, чем дольше, тем лучше. Поскольку более длительный срок хранения документов ОСС сможет обезопасить от различных неприятных ситуаций при необходимости подтверждения факта принятия собственниками того или иного решения.
Компания «Бурмистр.ру» предоставляет возможность управляющим компаниям и ТСЖ провести общие собрания собственников с помощью сервиса «Квартира.Бурмистр.Ру». И это абсолютно бесплатно! Не верите? Проходите по ссылке и регистрируйтесь!
Комментарии
.gif)
.gif)
.gif)
Рассылка новостей ЖКХ
а также наших статей
Подписалось уже
18810 человек
Lera написал:
В 2013 году дома ушли в другую управляющую организацию. В 2019 году старая управляющая организация спохватилась, что у жителей имеется задолженность по оплате ЖКУ за период с 2008г. по 2013г. и стала выставлять должникам претензии и квитанции с долгом.
Вопрос высосан из пальца - срок исковой давности 3 года.
Andrey_S написал:
Вопрос высосан из пальца - срок исковой давности 3 года.
Срок исковой давности имеет заявительный характер, а следовательно ничего не мешает взыскивать задолженность с тех, кто не заявит о его пропуске.
Волжский парень написал:
Срок исковой давности имеет заявительный характер
Золотые слова))
Волжский парень написал:
Срок исковой давности имеет заявительный характер, а следовательно ничего не мешает взыскивать задолженность с тех, кто не заявит о его пропуске.
Я так понял, что в рассматриваемом случае прокуратура старается помешать, только вот способ выбрала экстравагантный.
Мы с 2015 года все документы по ОСС сканируем. Когда начали размещать на Реформе. Сейчас тоже сканируем, в том числе, для размещения на свой сайт и на ГИС. Все документы хранятся на сервере, на компе сотрудника, которая сканирует и сотрудника, который размещает на ГИС. Еще на моем внешнем жестком диске. Тем более, что все документы передаются в ГЖИ. Смешно, но передаем в один отдел ГЖИ. Но по жалобам другие отделы запрашивают документы у нас.
Lera написал:
сколько должны храниться документы ОСС?
Если ориентироваться на ч. 1.1. ст. 46 ЖК РФ, то (Управляющая организация в течение пяти дней с момента получения подлинников решений и протокола общего собрания собственников помещений обязаны направить их в орган государственного жилищного надзора для хранения в течение трех лет) - 3 года
Коллеги,
Требуется чужое мнение..
Есть халупы, которые выбрали непосред как способ управления еще в 2013 году. Перечень работ на непосреде - только вывоз ЖБО. В 2020 (в июле) году договоры с ними расторгли и всех отправили по православной линии.
Народ в халупах мыкается, жалуется, обивает пороги, ищет того кто им сделает хорошо. Готовы даже платить больше... Но тщетно.
Вот прибежали обратно в УК. Тактику поменяли. Требуют копию протокола 2013 года. Орут, что ничего, никогда ни с кем не подписывали. Домом надо было управлять полноценно по еще более древнему договору. Бросать их было нельзя.
Есть большое желание им не давать копии чего бы то ни было.
Вопросы;
1. Должна ли УК бывшим собственникам домов на непосреде чего-либо?
ИМХО нет.
2. Должна ли в 2021 году УК хранить протокол (особенно 2013 года выпуска) после прекращения отношений с ними?
ИМХО нет.
Что Вы думаете?
Где-то было указано, что УО обязана раскрытую информацию поддерживать не менее трёх лет.
Если ранее не было решения, по которому УО обязана хранить протоколы, то пусть идут лесом
У нас издревле, в протоколе есть пункт хранить или у инициатора или у пред. сов. дома. Поэтому к ним и шлем всегда.